وظيفة شاغرة سكرتير تنفيذي للعمل في السكرتارية والمساندة الإدارية الرياض

- معالجة الاتصالات الهاتفية إعداد دليل مُختص بالهواتف والعناوين

- استقبال المكالمات الهاتفية القادمة ومعرفة المتصل، والهدف من اتصاله وتحويل الاتصال إلى الجهة المُختصة

- إجراء الاتصالات للمدير وتدوين المكالمات الهاتفية والغرض منها للمدير.

- إعداد المراسلات تحرير المادة المكتوبة. طبع المادة المُحررة

- إجراء تصدير للمراسلات الصادرة. تصوير المستندات والأوراق المطلوبة

- تصميم النماذج المطلوبة من أجل العمل

- تنظيم الاجتماعات حجز القاعات من أجل الاجتماعات

- توجيه الدعوات للمشاركين في الاجتماع وتجهيز قاعة الاجتماع

- استقبال المُشاركين في الاجتماع وتدوين الملاحظات وتوزيع أوراق الاجتماع

- تنظيم مواعد المدير العام تسجيل بيانات الزوار وعرض الأجندة على المدير وتجهيز البيانات للمدير

- ترتيب السفريات جمع البيانات المُرتبطة بالسفر وعمل الحجوزات اللازمة ومُتابعتها وإعداد ملف السفر وإخبار الجهة المُضيفة عن موعد وصول المدير وإلغاء الزيارة وِفقاً لطلب المدير

- تنظيم محفوظات الإدارة تجهيز المكان المُناسب من أجل الاحتفاظ بالبيانات وتصنيف المحفوظات وترميز المحفوظات وفهرسة المحفوظات وإتلاف المحفوظات غير المُستخدمة وجلب الملفات عند طلبها

- متابعة أعمال الإدارة تحديد الموضوعات التي تحتاج إلى مُتابعة. الاطلاع على ملف المتابعة بشكل يومي. اتخاذ الإجراءات المُلائمة من أجل متابعة الموضوع. حفظ الموضوع بعد الانتهاء منه في ملفه الخاص

- استخدام تطبيقات الحاسب الآلي مُعالجة النصوص، والبيانات من خلال استعمال برنامج Word

- تصميم عرض الشرائح من خلال استعمال برنامج power point

- إنشاء الجداول باستعمال برنامج Excel

- تنظيم المواعيد باستعمال برنامج Out Look

- إنشاء قواعد بيانات الإدارة باستعمال برنامج Access

- تصميم الهيكل التنظيمي للإدارة. مُتابعة كل جديد من برامج الحاسب الآلي

- إنشاء الأعمال المرتبطة بشؤون العاملين في الإدارة إعداد الخطابات المرتبطة بطلبات مُوظفي الإدارة

- تنسيق إجازات العاملين

- رفع التقارير المتعلقة بحضور وانصراف العاملين للإدارة المختصة

- تنسيق إجراءات الأعمال الإضافية للعاملين
خبرة مناسبة
بكالوريوس
مستوى مبتدئ (خبرة اقل من سنة إلى 3 سنوات)